Separación de Responsabilidades

Debe haber una apropiada segregación de deberes entre el iniciador de una transacción y el que lo confirme o autoriza. Por ejemplo, tomando una de las transacciones más complejas, la de compra de FX (cambio en moneda extranjera, spot o a futuro), las responsabilidades se deberían dividir como sigue:

• Requisitar la compra de la divisa extranjera (para un pago o una transferencia a otra cuenta de la empresa). El “requisitador” debe ser una persona fuera de Tesorería, que tiene la autoridad de pedir y aprobar un pago encualquier moneda. Ejemplo, un gerente de la oficina de compras.
• El “trader” - persona que compra y vende divisas, valores o derivados para la empresa (y que debe ser mencionado en la Carta de Mandato ,ver abajo).
• El administrador de Tesorería, quien se asegurará que todos los detalles de la transacción negociada por el “trader” cumplen con la requisición. El deberá verificar esto antes de que se haga el pago de la empresa al banco.
• El aprobador, (Tesorero o Sub-Tesorero) quien aprueba el pago basado en información del administrador.

• El gerente de manejo de caja, quien hace efectuar el pago de la empresa, al recibir los documentos de aprobación. Esto se puede hacer por escrito o electrónicamente. El gerente de manejo de efectivo también se asegurará que la divisa se recibe en la fecha y cuenta aprobada.

  Procedimientos de Confirmación

Todas las transacciones financieras deben ser confirmadas con la parte contraria (“counterparty”) dentro de un lapso de 24 horas de haberlos iniciadas. La confirmación debe ser hecha por otra persona que la quien ejecutó la transacción.  Una vez confirmada, la transacción debería ser firmada de conocimiento por un miembro de la gerencia (no involucrada en la transacción). Todo esto se puede hacer electrónicamente (el ideal en caso de Internet sería con firmas digitales, que permiten identificar ambas partes de la transacción).

Mandatos

Es importante que la Tesorería mande una carta de mandato a todos sus bancos con los cuales hace transacciones, antes de iniciar cualquier transacción. El mandato tiene que designar el personal de la empresa autorizado para ejecutar y aprobar  transacciones. Inclusive para transacciones de FX se tiene que pre-autorizar a cuales cuentas determinadas  se deben depositar las sumas de monedas extranjeras resultantes de las transacciones FX. Las Cartas de Mandatos deberán ser firmadas por dos directivos autorizados de la empresa, y – después de haberla recibido el banco - por una persona autorizada del banco y regresadas a la empresa en un lapso razonable.

  Riesgo de la Parte Contraria

La Tesorería deberá vigilar el riesgo que corre con la parte contraria en transacciones diarias. Estos riesgos se deben mantener dentro de los limites “crédito” establecidos para cada contraparte. El riesgo se maneja diariamente en base a las liquidaciones. En , tratándose de contratos de compra-venta de FX no vencidos, se deberán estimar su valor en el mercado actual (“mark – to – market”), y las gananciasno realizadas se deberán deducir del limite de crédito de la contraparte correspondiente.

Cotizaciones Competitivas

Si es posible, hay que tratar de obtener por lo menos dos cotizaciones competitivas para cada transacción – tratándose de FX, préstamos o derivados. Generalmente la Tesorería utilizará los bancos o instituciones financieras con las cuales mantiene sus principales relaciones de negocio. Sobra decir que siempre se usará la cotización más ventajosa.

Conciliaciones Bancarias

Las conciliaciones bancarias son normalmente responsabilidad de Contabilidad. Aunque Tesorería maneja las cuentas bancarias, es un área separado de Tesorería que debe hacer las conciliaciones.   Es muy importante de tener las conciliaciones hechas lo más pronto posible después del fin de cada mes, para identificar entradas o salidas de fondos que no tienen soporte en Contabilidad. Normalmente se puede tratar que el área responsable de la documentación de soporte esté atrasado en mandarlo a Contabilidad, pero también se puede tratar de operaciones no autorizadas y inclusive de fraudes. La conciliación bancaria es la última red de captar posibles fraudes – por esto su pronta realización y visibilidad de la gerencia de Tesorería y de Finanzas es esencial

Comentarios

Como se puede ver de lo antes expuesto, cada tipo de operación y transacción en una empresa es sujeto a controles internos que tienen por fin de verificar que se cumplen con las políticas corporativas. Especialmente los controles internos son muy importantes para áreas que pueden causar desembolsos de dinero, como Nóminas, Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Compras y Tesorería. Típicamente se tienen libros enteros de procedimientos y controles internos en empresas grandes.