Tutorial de Tesorería

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OPERACION DE TESORERÍA

El tema de Operación de Tesorería se va a tratar en tres partes:

• Primero, se dará un resumen de las responsabilidades y organización tradicional de la tesorería. Tradicional aquí quiere decir, una operación de tesorería que utiliza un mínimo de Banca Electrónica y de Banca por Internet. Se requiere este resumen por qué así se puede comprender mejor las ventajas y los requerimientos de la Banca Electrónica e Internet. 
• Segundo, revisaremos la Banca Electrónica.
• Tercero, platicaremos sobre los rápidos avances de Banca por Internet.

La Operación Tradicional de la Tesorería

El Área de Bancos

El área de bancos establece y mantiene las relaciones de la empresa con los bancos, administra las cuentas de cheques y los préstamos ya aprobados, y negocia los costos operativos relacionados con sus operaciones bancarias. Establece con el Tesorero y la alta gerencia de la empresa las políticas a seguirse en todas las materias referente a bancos, e indica al banco cuales personas son las autorizadas para iniciar o autorizar transacciones específicas. 

En una sociedad anónima, es normal que el consejo de administración, entre los poderes legales para la dirección de la empresa, incluye el poder para abrir y cerrar cuentas bancarias, negociar y aprobar préstamos con instituciones financieras (hasta cierto máximo, que solo puede ser excedido con expresa autorización del Consejo mismo) y para pleitos y cobranzas. Este poder se delega al Tesorero. El Tesorero prepara las políticas que regirán tratos con instituciones financieras, de seguros y todo tipo de intermediarios (brokers) para la aprobación de la dirección.

Elegir Bancos

La elección de bancos depende de las necesidades de la empresa de hacer pagos y recibir depósitos geográficamente distribuidos - una empresa enfocada a un mercado local podrá utilizar los servicios de un banco local. Al contrario, empresas grandes o multi-nacionales requerirán de los servicios de bancos grandes o globales. En términos generales, el número de bancos elegidos por una empresa va ser el mínimo necesario por razones de eficiencia interna (conciliación de estados de cuenta, manejo y control de cuentas y chequeras, etc.). 

Empresas de gran tamaño pueden requerir un mayor número de bancos, en parte por su mayor necesidad de líneas de crédito.

 Abrir Cuentas de Cheques: 

Los contratos de apertura de cuentas de cheques son estandarizados en la mayoría de los bancos. Hay que analizar el tipo de cuenta que se pretende abrir. Por ejemplo, una cuenta que requiere un mínimo de balance y que paga un interés, normalmente bajo, sobre el promedio de balance, si excede el mínimo. Una empresa que tiene un fuerte flujo de caja y grandes excesos de efectivo invertidos, lo hará o en cuentas especiales de inversión o a través de especialistas ("money managers"). También se puede dar la situación en la cual, por ineficiencias de los procesos de manejo de efectivo se queda siempre un balance en la cuenta, en cuyo caso conviene una cuenta que pague un interés sobre los saldos. 

Según más grande la empresa, más posibilidades hay que se pueden negociar arreglos especiales con los bancos - siempre manteniendo en mente que estas excepciones le causan alguna ineficiencia al banco. Hay algunas cláusulas que, si están incluidas en un contrato de apertura de cuenta, no se deberían aceptar por la empresa. 

1) Si el banco se quiere reservar el derecho de cambiar el interés o los cargos relacionados con una cuenta, la empresa debería negociar en período razonable (digamos 30 días) de aviso anticipado para poder o avisar a su contabilidad de estos cambios, o re-negociar los intereses/cargos. 

2) Una cláusula en la cual el banco tendría derecho de "acelerar" cargos o de cargar adeudos (por ejemplo de un préstamo) sin previo acuerdo de la empresa. Especialmente este último ("right of offset") puede ser "nefasto" para el control sobre el manejo de efectivo.

 3) El banco pide colateral o alguna garantía para abrir la cuenta. Garantías son más bien un tema de negociación de préstamos, pero no de apertura de cuentas. Especial cuidado y la ayuda del Área Legal podrían ser necesarios con el tema de firmas autorizadas para cheques. La legislación del país en cuestión debe ser examinada para ver quién correrá el riesgo en caso de fraude. 

Cláusulas que hacen a la empresa responsable de antemano no se deben aceptar. Los estados de cuenta deberán ser enviados a un área que no sea la del responsable de iniciar la emisión y firma de los cheques. A pesar de lo que se verá más adelante sobre el desarrollo de la Banca Electrónica y el Internet, todavía se estima que en los Estados Unidos el 70-75% de todos los pagos siguen siendo por medio de cheques. 

La Administración de Cuentas Bancarias

Involucra normalmente las áreas de bancos de tesorería y a la contabilidad. La tesorería debe mantener un archivo con los contratos de apertura y copia de las tarjetas de firmas, así como un listado de los cheques girados contra cada cuenta. 

La contabilidad nombra un custodio de las chequeras, quién entrega los cheques en orden numérico a un representante de cuentas por pagar (quién firma de recibido por los cheques). Los cheques se imprimen, normalmente por computadora (basado en la información contenido en el sistema de cuentas por pagar, como, nombre del proveedor, contrato, precio y fecha de recibo de la mercancía, etc.) tomando en cuenta las condiciones de pago negociadas con los proveedores. El auditor de cheques verifica (un porcentaje) de los cheques contra la documentación de cuentas por pagar, y los envía a tesorería para su firma. El o los firmantes también deben ejercer cuidado con los cheques que firman, y hacer preguntas si algo se ve ilógico. Después se mandan los cheques al banco pagador o al cajero de la empresa. Los proveedores pueden venir a recoger sus cheques - en países como México donde no es seguro enviar cheques por correo este camino sería recomendado. 

En otros piases se envían los cheques por correo, lo que crea por su tardanza normal un retraso en el cobro que se llama "float". La tesorería tradicional busca de maximizar el "float", ya que (por ejemplo) en Estados Unidos un cheque enviado por correo cuenta como pagado. Otra responsabilidad del área de bancos es el manejar el control de préstamos ya aprobados y recibidos (en parte o en total). 

En países como México donde la mayoría de los préstamos es a corto plazo, un buen control de los pagos de intereses y de principal es clave para una tesorería ágil y seria. También hay formas de financiamiento que requieren de muchos controles para manejarlos - un ejemplo son las aceptaciones bancarias. Por la multiplicidad de tasas, vencimientos, fechas de pagos y otras condiciones estos controles únicamente se pueden lograr con un buen sistema computarizado. Al principio de cada día, una actividad típica en las tesorerías tradicionales es el investigar los saldos de las diferentes cuentas bancarias. Hoy en día ya se pueden obtener a través de las terminales instaladas en algunas PC's en el área de bancos para facilitar el manejo de caja. 

La decisión que el tesorero o el gerente/supervisor de bancos debe tomar es cuantos fondos tienen que transferirse entre cuentas para dejarlas adecuadamente fondeadas. Lo anterior requiere que la tesorería reciba de las diferentes áreas o empresas del grupo un pronóstico de pagos e ingresos diarios por los siguientes dos o tres semanas. En parte, este pronóstico lo puede hacer la misma tesorería, basado en su experiencia - pagos de nómina conocidos, estimaciones de ventas con base en el pronóstico de volumen de productos, información de cuentas por pagar y cobrar, impuestos, etc. Esto sirve para preparar al área que maneja el efectivo de la compañía de tener suficiente efectivo (pero no en exceso). Un análisis más extendido en el tiempo debe llegar a coincidir con la proyección del sistema operativo ("planeación de tesorería"). 

El área de bancos se puede dividir en dos - transacciones locales y externas (también llamadas FX). Para las transacciones externas la tesorería debe determinar varias contrapartes que le darán cotizaciones para compra o venta de divisas, coberturas o opciones de divisas, etc. Las contrapartes pueden ser bancos con los cuales la empresa tiene cuentas, o otras instituciones financieras que tienen buena reputación el el área de FX. El área de bancos establece de antemano acuerdos de transacción FX con cada contraparte, indicando los procedimientos de cotización y de pago de la transacción. Es esencial que se formalice la cuenta de destino en el extranjero para compras de FX y la de cargo para su venta. Además la empresa indicará por escrito el nombre y la función de (los) funcionarios de la empresa autorizados para contratar y/o confirmar operaciones FX. Las contrapartes confirmarán por escrito su aceptación de los funcionarios. 

Una función técnica del área de bancos es el analizar y determinar las mejores maneras de hacer la transferencia de los fondos. Por la distancia y, posiblemente, el involucramiento de varias instituciones financieras en una transferencia, estas se hacen normalmente a través de medios electrónicos. En pagos domésticos con cheque, los bancos utilizan un sistema de cámara de compensación ("clearing house") que efectúa las transferencias entre los bancos durante la noche. En los últimos años El Banco de México ha desarrollado un sistema de transferencia electrónica, llamado SPEUA que transmite electrónicamente pagos el mismo día (en México). Lo mismo existe para transferencias internacionales - SWIFT y Fed-wire. SWIFT es la abreviación para Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications, una organización de soporte para el procesamiento de transferencias internacionales de FX y de información. 

SWIFT es propiedad de los bancos afiliados a este sistema. Fed-wire es el sistema que procesa transferencias electrónicas en Norte América, con soporte del sistema de la Reserva Federal (la organización del banco central de los Estados Unidos). Este es el sistema más caro pero muy confiable, y se utiliza únicamente para transferencias de gran valor, incluyendo pagos de intereses y principal de préstamos importantes. En adición existe el sistema automático de compensación ("Automated Clearing House Sistem, o ACH")- este es un término genérico para estos sistemas de compensación electrónica) basado en New York (CHIPS - Clearing House for International Payments) , para transferencias electrónicas internacionales. 

Todos estos sistemas (y otros que existen en otras partes del mundo) asignan un número clave a cada una de las millones de transacciones que diariamente pasan por ellos, para permitir el rastreo y la identificación de cada una. Dado que los mercados de FX son internacionales es normal que las cotizaciones para el pago en una divisa extranjera se tienen que obtener o temprano por la mañana (en México antes de las 11 AM) o el día anterior. Tipos de cambio se cotizan normalmente para el mismo día, "spot" que es dentro de 24 horas y a 48 horas.

Dependiendo a donde es la transferencia, puede ser el mismo día o el día siguiente, muchas veces dictado por las diferencias con el tiempo local. En todas las transferencias se corre un breve tiempo de riesgo de crédito mientras la institución financiera esta en posesión de los fondos a transferir (vea Riesgo de Crédito).

El Área de Crédito y Cobranzas

Esta área se encarga de recibir los pagos de los clientes de la empresa por venta de sus productos y servicios. La base de su funcionamiento es la política de ventas de la empresa. Dependiendo de las costumbres que rigen en el mercado donde compite, se determina cuales productos y en que circunstancias se venderán solo al contado, y bajo cuales circunstancias se permite un pago a 30, 60 o 90 días. La venta a crédito es otra alternativa - pero requiere de una capacidad financiera y de análisis de crédito muy importante por parte de la empresa vendedora. Primero hay que distinguir entre clientes al mayoreo, que normalmente reciben mejores condiciones de pago que los al menudeo. También se puede hacer una distinción entre clientes corporativos y personas físicas. 

El área de ventas de la empresa determina en general el tratamiento de dar a cada cliente. Únicamente para ventas a crédito se requiere la aprobación del área de crédito. Cuando la operación crediticia es pequeña, puede estar organizada como parte de la Tesorería - el conocimiento de los clientes facilitará el análisis de crédito. Pero la experiencia muestra que un buen soporte de crédito debe o ser convenido con una institución financiera, o la empresa debe establecer una empresa nueva dedicada al crédito comercial para sus productos. 

La principal razón de esta separación es que una típica operación de crédito tiene un enfoque de negocios diferente a una empresa comercial o industrial. El apalancamiento de las últimas es normalmente de un 20% a 60% de deuda contra capital ( o de 0.2-0.6 a 1). La empresa financiera tiene un apalancamiento de 8 hasta 20 a 1. Esto tiene desde luego importantes consecuencias para sus decisiones de negocios. Tiene que cuidar el balance entre sus deudas y los créditos extendidos, tanto en términos de la tasa de interés, su variabilidad, como en los vencimientos. El incluir una operación de crédito importante como parte de una empresa no financiera implica una mala utilización del capital de la empresa. Además, se mezclan dos tipo de riesgo de negocios el industrial/comercial con el de crédito. 

En resumen, se puede decir que ventas a crédito son un tema muy especializado que va más allá de este curso. Para fines del modelo operativo, se asume que todas las ventas son a términos comerciales "normales" (es decir hasta 90 días) y que los precios de las ventas hasta 90 días incluyen un pequeño ajuste por el término de pago. Descuentos por prepagos son muy comunes, pero la tesorería debe tener una buena comunicación con la contabilidad para que se registren correctamente. Por ejemplo, si el término de pago es 30 días después del recibo de factura, y se ofrece un 2% de descuento si se paga al día 10, esto implicaría una tasa de 2% por veinte días (o 2% entre 20 por 360 días), que es una tasa anualizada de 36% (nominal). 

En general, descuentos por pronto pago son bastante caros para las empresas que los ofrecen - descuentos muy bajos no surtirían mucho efecto. De esto se puede concluir que este tipo de descuentos solamente se deberían dar si hay un gran beneficio en otro lado, como podría ser el reducir un exceso de de inventario cerca de un cambio de modelo o diseño del producto. Por esto las decisiones de descuentos en general y los de pronto pago también son responsabilidad del área comercial de las empresas. Aquí hay que hacer un paréntesis: La responsabilidad y el control sobre determinación de precios del producto, y sobre posibles descuentos y sus condiciones, etc. se deben definir con mucho cuidado en una empresa y debe haber un balance de controles internos debido a la gran importancia del ingreso por ventas en el flujo de caja de la empresa.

La otra principal responsabilidad de Crédito y Cobranza es el proceso y control de la cobranza. El objetivo de un área de cobranza es asegurar que:

• La entrada de fondos (efectivo o cheques) sea depositada en el (los) banco(s) a la brevedad posible, 
• Consistente con la facturación de las ventas, más ingresos por intereses y/o moratorios y pagos diferidos.
• Que la cantidad pagada con tarjetas de crédito, cartas de crédito o financiadas a través de financieras externas (a la empresa) sea cobrada y depositada en un tiempo mínimo,
• Que se recuperen las cantidades correspondientes a cheques rechazados por el banco por falta de fondos lo más pronto posible,
• Se hagan las gestiones oportunas para cobrar cuentas atrasadas más los intereses moratorias, y
• Que se mantenga la información necesaria para identificar los depósitos y cantidades recibidas directamente.

Para una tesorería tradicional es importante que el recibo de efectivo (si lo hay) sea bien documentado, y que se organice un procedimiento de depósitos diarios, quizás utilizando a un servicio de transportación de valores mediante carro blindado. Mucho depende de los montos involucrados, para determinar el punto de equilibrio de intereses perdidos (sobre la cantidad no depositada e invertida) comparado con el costo del servicio de transporte. Es obvio que en una situación así, la empresa requiere una buena caja fuerte con los adecuados controles de acceso - claves secretas, etc. 

En una empresa de gran tamaño se puede acordar con el banco de instalar un módulo bancario dentro de la empresa. Este módulo reemplazaría a los cajeros propios de la empresa - dependiendo del tipo de empresa (más difícil en tiendas departamentales como Liverpool, etc). La ventaja del módulo bancario seria múltiple.

1. Cantidades recibidas directamente (efectivo y cheques) en la empresa se pueden depositar en el módulo (cuenta de la empresa), evitando la necesidad de transporte blindado. 
2. Los empleados pueden abrir sus cuentas en el módulo, evitando el tener que salir de la empresa para hacer pagos. Además se puede depositar la nómina en sus cuentas del módulo. Un paso más adelantado es la contratación del servicio de pago de nómina, que ya se considera parte de la Banca Electrónica (se tratará este tema en la sección correspondiente).
3. Una ventaja muy importante puede ser que el módulo maneje la "caja chica" de la empresa. Esto requiere de un extenso análisis, y de acuerdos de mutuos responsabilidades. Aunque se dan estas situaciones, la tendencia moderna es de eliminar las cajas chicas o reemplazarlas por medio del uso de tarjetas de crédito corporativas.

Una función muy importante de la cobranza es el mantener un registro de cheques recibidos o de avisos de pagos recibidos, para compararlo contra los estados de cuentas que se reciben diariamente de los bancos. Así resaltan inmediatamente depósitos no identificados y avisos de pagos (recibidos de clientes) sin el correspondientes depósito, o cheques devueltos. Todos requieren seguimiento. 

El área de cobranzas en conjunto con el de bancos está involucrado en el diseño de sistemas de depósitos directos y de concentración de fondos. En los Estados Unidos, se desarrolló el sistema de "lock boxes" (una forma de P.O.box) con el correo Norte Americano y bancos de presencia nacional. Se indicaba a los clientes que mandasen sus pagos en forma de cheque al lock box de la empresa. Si la empresa vendía en todo el país, se establecían una red de lock boxes para minimizar el tiempo de correo. Representantes de la sucursal del banco recogían varías veces por día los cheques del lock box y los depositaron en la cuenta de la empresa. 

En México, donde el correo no está recomendado para mandar valores, y su eficiencia de entrega es lenta, otros sistemas se desarrollaron. Un depósito directo a la cuenta de la empresa - especialmente para clientes de mayoreo, distribuidores o franquicias - era la solución inicial. Para empresas de ventas al menudeo la cobranza es más atado a los canales tradicionales de venta y distribución. El local de ventas recibe los pagos y los manda depositar al banco. En el proceso de cobranza (tanto como en el de los pagos) el tiempo que cada paso del proceso se lleva determina la eficiencia y el costo del proceso - parte de este costo son los intereses sobre los fondos "atrapados" en el proceso.

El cuadro anterior nos da una idea de los pasos involucrados en un proceso de dispersión (pagos) y de cobranza (recibos). El esfuerzo de diseñar mejores sistemas de pago y de cobranza esta dirigido a reducir o eliminar el tiempo de cada paso. Los pasos antes de la preparación de la factura afectan a la rotación de inventarios (que también involucra una inversión de efectivo de la empresa). 

Los pasos siguientes son los más específicamente vistos por la tesorería - el tiempo de entrega de la factura, las condiciones de pago, el tiempo que tarda el cheque en el correo, el tiempo para depositar y procesar el cheque en el sistema bancario, etc. Hay tesorerías que prefieren mantener el más cercano control sobre los procesos por razón de posibles errores o fraudes. Estas tesorerías no usarían un sistema de lock box, o depósitos directos de clientes. 

Hay que medir con cuidado las ventajas de más control contra más rapidez de movimientos de efectivo. Falta un gran paso todavía: La concentración de fondos. La concentración es clave para un manejo eficiente de los fondos de la empresa. Las ventajas incluyen, mejores tasas de interés sobre inversiones en montos mayores en caja ("over-night" indica de un día para el otro), mayor rapidez para enviar fondos donde se requieren y facilita mejor control y planeación. 

En respuesta esta necesidad de sus clientes, los bancos desarrollaron cuentas de concentración. También como parte de este esfuerzo establecieron enlaces electrónicos para poder transferir los fondos de las cuentas lejanas y la cuenta concentradora. La banca electrónica estaba naciendo. La lógica extensión de lo anterior era el requerir que se pusieran terminales de computadora (PC´s) en cada tesorería para poder ver los depósitos que entraban. Un elemento nos falta por mencionar, el tiempo límite que establecen los bancos para aceptar el compromiso de la empresa para invertir excesos de efectivo "over-night". 

Las cantidades invertidas se retiran de la cuenta operativa de la empresa. A la siguiente mañana se vuelven a depositar estas cantidades más los intereses ganados. Un problema para la tesorería es el estimar cuanto se debe quedar en la cuenta para cubrir cheques en transito (enviados pero no cobrados). En muchos países se puede tener más seguridad de no sobregirar su cuenta de cheques, estableciendo un contrato de sobregiro - en México existen por la parte del día y por la noche. Los intereses de este tipo de contratos son extremadamente altos (por las penalidades que puede incurrir el banco con el banco central del país).

El Área de Financiamientos y de Análisis

Cuando una empresa tiene que negociar un préstamo nuevo, grande esto es normalmente el resultado del área de análisis en conjunto con el mismo tesorero. Estas negociaciones muchas veces son muy complejas y técnicas y requieren de mucha experiencia. Es casi obligatorio de pedir propuestas a varios (de dos a cuatro) bancos en respuesta a una carta que defina exactamente lo que la empresa busca. Esta carta es necesaria para asegurar que los bancos coticen sobre la misma base. También es costumbre, que bancos especialmente experimentados y creativos ofrecen a la consideración del tesorero, alternativas al plan buscado por la empresa y que puede mejor alcanzar sus objetivos. 

Sobra decir que los contratos deben ser estudiados con mucho cuidado por abogados y fiscalistas expertos por parte de la empresa. La comparación de las alternativas en términos financieros se hace usando la técnica de retorno interno del flujo de caja - descrita en el capítulo de Análisis de Tesorería.

Portafolio - Inversiones en Caja

El manejo del efectivo de la empresa desemboca a la cantidad de fondos disponibles en caja al final del día. Hay que refinar lo anteriormente dicho: ¿Cuándo existen fondos "disponibles"? Existen fondos disponibles, cuando ya se haya tomado en cuenta el valor de los cheques en transito (entregados pero no cobrados), y cuando no existe la necesidad de un desembolso inmediato (como el pago de un interés). Además "fondos disponibles" pueden variar dependiendo de la hora del día que se hace el "corte" de caja. Finalmente, el efecto de cheques sin fondos recibidos en depósito pueden alterar la disponibilidad de los fondos. 

Para invertir "over-night" usualmente hay una hora específica de corte y determinación de cuanto invertir y cuanto dejar en la cuenta concentradora. En México esta hora es la una y media. Los fondos recibidos por los bancos después de esta hora normalmente reciben un interés muy bajo o nulo. Según aumenta la cantidad de inversión en caja, y dependiendo de la necesidad operativa de efectivo, se pueden llegar a invertir los excesos en diferentes instrumentos a mayor plazo. 

Es importante subrayar, que tesorerías serias no permitirían inversiones en acciones (en bolsa) pero sí en instrumentos de la mejor calidad, como bonos de los gobiernos, y de grandes bancos. En la medida en que se tiene un monto muy importante de exceso de caja acumulado y no distribuido como dividendos, se tendrá que formar una cartera de inversiones financieras. Aquí el establecimiento de políticas corporativas, objetivos de inversión y el período de inversiones son requisitos esenciales. Además se debe establecer una actividad de transacciones ("trading"), responsable de obtener cotizaciones y hacer las compras o ventas de valores. 

Es costumbre, que todas las conversaciones telefónicas (o por cualquier otro medio) de los traders sean grabados. Una persona o área diferente que los traders es la única con acceso de escuchar las cintas para verificar instrucciones en caso de duda o de una auditoria. Aquí es una de las importantes separaciones de responsabilidades - el área transaccional (trading, o "front office") debe ser separado del área que administre las transacciones ("back office"). Revisiones periódicas por parte de la gerencia de tesorería o finanzas son también necesarias.

Finalmente, si se trata de un Fondo de Pensiones privado de una empresa, el método más utilizado es el de distribuir la inversión en varias partes iguales y entregarlos a un número correspondiente de manejadores profesionales de fondos . La forma legal pueden ser uno o varios fideicomisos (como "trust funds"). La empresa indica a los "fund managers" su filosofía de inversiones, su aceptación de riesgo (normalmente con poner limites mínimos y máximos a la tenencia de acciones como porcentaje del total, e indicar la calidad de valores que se busca), y finalmente su horizonte. El horizonte de inversiones del fondo de pensiones de una empresa es de 20 años que lo hace menos vulnerables a fluctuaciones por ciclos económicos etc. Idealmente se establece un "benchmark" de rendimiento para los managers. Cada cuarto de año se revisan los resultados. Si algún fondo consistentemente da rendimientos más bajos que los demás, se elige otro manager. Estas decisiones se toman de uno a dos años - para que los resultados de sus estrategias tomen tiempo en materializarse.

Seguros

Lo más importante de seguros ya se discutió como parte de Manejo de Riesgo. Aquí únicamente debemos adicionar los cuidados que tiene que tener la tesorería para que todos los áreas de la empresa le informan si se ha rentado una adicional bodega para almacenar más inventario, etc. Ambos se tienen que asegurar. Además es necesario de vigilar el valor de los inventarios para reportar aumentos que exceden el límite asegurado a la aseguradora y aumentar temporalmente este límite.

La Banca Electrónica

La Banca Electrónica comprende el conjunto de servicios bancarios por medios electrónicos. No se hará un resumen de cuales servicios se hayan desarrollados primero, pero partimos de la Banca Electrónica actual. El servicio fundamental de la Banca Electrónica es Manejo de Efectivo mediante el enlace (más o menos eficiente) del Banco, con una PC en la tesorería de la empresa. Básicamente los enlaces son por medio de líneas telefónicas (dedicadas o no). Se están mejorando las velocidades de enlaces instalando fibras ópticas que son de mayor capacidad y velocidad. Los módems de enlace también deben ser los más rápidos. Los bancos ofrecen los Sistemas de Manejo de Efectivo (Cash Management) en muchas variantes, muchas veces modulares para adaptarse a los requerimientos de los clientes.

Sistemas de Manejo de Efectivo

Sin mencionar programas específicos, estos sistemas tienen módulos para dar de alta cuentas bancarias de la empresa, hacer pagos entre cuentas de la empresa y a terceros, tiene la facilidad de transferencias electrónicas entre sus cuentas , pagos de impuestos, control de saldos, inversiones, y ver en pantalla como progresa la cobranza en cuentas concentradoras durante el día. Todos los sistemas tienen accesos de seguridad, tarjetas inteligentes, firmas electrónicas para pedir transferencias y que deben ser confirmadas por otra firma electrónica de mayor jerarquía. Una empresa pequeña podría manejar la mayor parte de su tesorería a través de uno de estos sistemas de Manejo de Efectivo. 

La gran desventaja que tienen para empresas muy grandes y multi-nacionales es que estas requerirían que todos los pagos se capturaran o enviaran desde su computadora central a la PC de tesorería. Este proceso (llamado "down-loading") involucra muchos riesgos de errores y aún de fraudes. Un enlace directo de la computadora central de la empresa (por ejemplo de su información de cuentas por pagar) con el del banco es esencial para maximizar la seguridad. Además para estos enlaces se utilizan claves basadas en algún algoritmo que son lo más seguro que hoy en día se tiene (más sobre este tema en Internet).

 Aunque un creciente número de grandes empresas tienen este enlace directo, en parte por estas dificultades, muchas empresas todavía utilizan el sistema de manejo de efectivo para hacer pagos eventuales , pero no sus pagos masivos a proveedores. Todavía se usa la entrega de una cinta con la información de pagos, y un listado de los pagos - ambos se entregan al banco que firma de recibido la copia del listado. El banco entonces procede con el pago a los proveedores vía banca electrónica.

En México, no se podían hacer transferencias desde la PC de tesorería de la cuenta en un banco a la de otro banco, Pero ya hay sistemas que ofrecen este novedoso servicio. En relación a esto, muchas empresas quieren establecer de antemano las cuentas a las cuales exclusivamente se permiten hacer transferencias (aún si las indicaciones del operador de transferencias sean diferentes). Esto es para minimizar fraudes. 

Algunos bancos permiten establecer las cuentas pre-aprobadas, otros no lo tienen en su sistema. El principal obstáculo para la transferencia directa entre bancos desde la PC parece ser regulatorio (de la Comisión Nacional Bancaria). En los Estados Unidos esto no es un problema. Todavía se requiere una mejor integración de cuentas concentradoras al sistema de Cash Management. Aunque la mayoría de las operaciones de los sistemas de manejo de efectivo son en tiempo real, esto no aplica a algunos depósitos en cuentas concentradoras. Si se depositan con cheques de otros bancos o de bancos de otra cuidad o estado ("fuera de plaza") se puede incurrir en tiempo de procesar estos depósitos - un día sería normal si se tiene que usar un sistema de compensación (ACH - Automated Clearing House system).

Para pagos a terceros, las empresas acostumbran de dar la información de pago - una costumbre fácil de cumplir en el caso de pago con cheques a las cuales se adjunta la información de que se esta pagando. Para la información de pagos electrónicos, solamente existe el sistema de Electronic Data Interchange (EDI, desarrollado por IBM). Por su costo, es principalmente utilizado por empresa medianas o grandes -- las otras empresas o no dan información, o, lo mandan por fax. 

La problemática y complejidad de sistemas de manejo de efectivo se multiplican cuando se contrata un sistema internacional. El tratamiento de FX es aquí clave, ya que normalmente se pierde la opción de comprar la divisa a la mejor contraparte pero solo al banco con el cual tiene contratado el servicio. Se pueden negociar soluciones creativas como pedir tres cotizaciones y que el banco se compromete a respetar la más baja. Aquí también son importantísimas las cuentas destino de las operaciones FX.

Finalmente, entre los servicios que los bancos ofrecen, cada vez más, se enfatizan las conciliaciones de cuentas bancarias. La conciliación es entre los requerimientos que el banco haya recibido de la empresa a través del sistema de manejo de efectivo y/o del enlace directo, y las operaciones hechas por el sistema del banco. Aunque ningún sistema de conciliación automatizada puede dar el 100% de las respuestas que la contabilidad de la empresa pueda querer, es de gran ayuda y simplifica el trabajo de la empresa.

Servicios de Pago de Nómina Electrónica

La mayoría de los bancos ofrecen este servicio. La selección debe tomar en cuenta la distribución geográfico de las plantas y oficinas de la empresa así como del banco. Muchas veces se combina este servicio con la instalación de cajeros automáticos en las plantas y/o módulos bancarios (vea Área de Bancos).También en este caso es recomendable la transmisión directa con encriptación a la computadora central del banco. Los trabajadores que no cuenten con cuentas de cheques, reciben una tarjeta de débito con su clave y pueden disponer de esto en los cajeros del banco. Un procedimiento de reemplazo de tarjetas perdidas o robadas es necesario.

Pagos Electrónicos Especiales

La empresa podrá en cualquier momento pedir un wire-transfer (transferencia electrónica) por alguno de los medios mencionados en el Área de Bancos. Desde luego, sería preferible de incorporar estas opciones en el sistema de manejo de efectivo.

Otros métodos de concentración de fondos

En lo que sigue, describiremos las  cuentas balance cero, el barrer (sweeping) de cuentas, y la técnica de pooling de fondos. En los Estados Unidos existen desde varias décadas cuentas llamadas "balance cero", que tienen como función la transferencia automática de cualquier cantidad depositada en ellas a una cuenta predeterminada en el mismo banco. El dibujo siguiente lo muestra:

CUENTA BALANCE CERO   è     CUENTA CONCENTRADORA

         CUENTA BALANCE CERO   ì                                                  

Asumimos que se trata de un grupo de empresas que pertenecen a la misma corporación multi-nacional, pero sin tener una "holding" (tenedora de acciones) a nivel nacional. Si la Corporación quiere centralizar su tesorería nacional, designaría a la empresa con mejor flujo de caja (empresa "A") como la que prestaría su exceso de efectivo a las otras según sus necesidades. La función de financiarse con préstamos bancarias se concentraría en la empresa "A", así que se fondearía a cada empresa con un préstamo revolvente inter-compañía. Todas las empresas, exceptuando la empresa "A", abrirían cuentas balance cero con el mismo banco. Todos los ingresos de las empresas se transferirían automáticamente a la empresa "A", mientras cualquier cargo a las cuentas balance cero ocasionarían un depósito automático por igual monto de la cuenta central. La contabilidad mostraría las concentraciones como prepagos de la deuda o interés, y los depósitos como deuda nueva. Es importante que se documenten los contratos de de deudas revolventes por razones fiscales. La concentración automática de fondos por medio de cuentas balance cero tiene varias ventajas:

• La tesorería no se tiene que preocupar por estimar los balances de fondos (floats) para cada empresa - únicamente para la empresa central ("A"). 
• Por la mayor rapidez y eficiencia de la concentración, es probable que se pueda invertir un monto mayor como exceso de caja. 
• Asumiendo una variabilidad de flujos de caja diferente para cada una de las empresas, así como diferentes probabilidades de alcanzar el tope de sus requerimientos de caja, se puede demostrar matemáticamente que el balance central puede ser más bajo que la suma de balances individuales (sin cuentas balance cero).
• Reduce el número de cuentas por conciliar.

En cuentas balance cero, se hacen transferencias electrónicamente dentro del mismo banco. El barrer de cuentas ("sweeping") también se puede hacer solamente con cuentas del mismo banco. El efecto de sweeping es el de concentrar los saldos (o parte de ellos) en horas pre-acordados en la cuenta de la empresa "A". La diferencia con el balance cero es que queden balances individuales en las cuentas. En algunos países existe el sweeping automático, en otros se tiene que pedir - especialmente si el saldo a quedarse en una cuenta cambia. 

Finalmente, existe la técnica de no mover fondos entre cuentas, pero sumar sus saldos al final del día para determinar el monto a invertirse "over-night". Esto se llama "pooling" de fondos, y es normalmente hecho dentro de un mismo banco en base electrónica. Especialmente si se trata de cuentas de empresas que forman parte de un grupo (con o sin holding) hay que consultar la legislación bancaria del país donde se piense implementar pooling para determinar si es prohibido o permitido. En Canadá es permitido, en Estados Unidos y México no - la razón es la dificultad de "asignar" correctamente el rendimiento a cada empresa. Mezclar fondos de diferentes empresas (aún del mismo grupo) no se ve con buenos ojos por el Fisco.

Banca Por Internet

El desarrollo de la tecnología de información ("IT" = information technology) que fue la base del espectacular crecimiento del Internet, está profundamente transformando el funcionamiento de muchas áreas de empresas (también de individuos), incluyendo la de tesorería, y el funcionamiento y la competencia de los bancos. El uso del Internet puede resultar en grandes ahorros operativos para empresas y bancos. La tabla siguiente muestra estimaciones de número de usuarios de Internet:

Fuente: International Data Corporation (E.U.)

El explosivo crecimiento del Internet ha dado una vía de acceso rápida y directa a una gran base de (potenciales) clientes a nivel global. La tecnología de navegación ha llevado a las empresas que tratan de ofrecer sus productos y servicios a través de Internet a orientarse hacia los clientes - ya que estos tienen más alternativas a su alcance que nunca antes. El Internet ofrece para empresas y bancos muchas ventajas, pero también desventajas. 

Ventajas:

• Gran rapidez de transmisión de información a bajo costo. Este es el factor más importante para empujar muchas empresas existentes hacia adopción de métodos de trabajo diseñados para Internet, que les representan grandes ahorros en costos. Los ahorros importantes serán para operaciones a gran escala - especialmente empresas multinacionales. Estimaciones hechas en la revista Business Week indican que, en 1998, los ahorros de comercio por Internet entre empresas eran de $16 mil millones de dólares a nivel mundial, y proyectan llegar a $270 mil millones para el año 2002. Hay que tomar estas cifras con las debidas reservas, ya que todavía existen pocas bases de datos sistemáticas para comercio en Internet. 
• Un medio de gran alcance para hacer publicidad.
• La posibilidad de hacer transacciones en tiempo real. Tiempo real se tiene que entender como el tener acceso casi instantáneo a la información de sus cuentas bancarias, y recibir la confirmación de transacciones con poco retraso después de haberlas hecho. Actualmente se procesan transacciones durante ciertas horas de operación, los siguientes tienen que esperar al próximo día.
• Los Bancos pueden utilizar el Internet para muchos de sus servicios electrónicos, con la ventaja que no se necesitan distribuir/instalar su software en las PC´s de sus clientes. Usando el navegador, el cliente puede acceder el sistema del banco mediante una clave expedida por el banco al cliente.
• Empresas pequeñas, hasta ahora excluidas de sistemas electrónicos como el Electronic Data Interchange (EDI), tienen la gran oportunidad de entrar al flujo de información eficiente a través de Internet. Se considera este segmento de los negocios el de muy alto potencial para el comercio electrónico.

Desventajas:

• Percepción de falta de seguridad en transacciones delicadas - manejo de efectivo, información confidencial, etc. Esta percepción es reforzada por los "virus" que aparecen frecuentemente y que causan muchos daños a bases de datos y equipos de cómputo. Especialmente para comercio entre empresas (incluyendo bancos) la percepción no es correcta, ya que se han hecho grandes esfuerzos para desarrollar sistemas de seguridad basados en la tecnología de encriptación. El más potente tipo de seguridad en Internet se considera la "infraestructura de claves públicas" ("Public Key Infrastructure" o PKI). Normalmente el, tesorero pide consejo a su banco principal acerca de los aspectos de seguridad. Para transacciones financieras, la seguridad de Internet se acerca a la de sistemas financieros "tradicionales" - un factor clave de la seguridad sigue siendo el control interno de las mismas empresas y la disciplina en aplicar los controles. En Temas de Ayuda hay una descripción más amplia del aspecto Seguridad.
• Otra complicación es la necesidad de "conectar" el mundo virtual del Internet con los sistemas y procedimientos del mundo real. Por ejemplo, los usuarios de sistemas de manejo de efectivo de bancos que participen en el Internet dan instrucciones de pagos o transferencias al banco, la verdadera transferencia de fondos todavía pasa por los sistemas del SWIFT o CHIPS (mencionados anteriormente). Además, los registros en las contabilidades de la empresa y del banco requieren un interfase del software contable con el Internet - obviamente procurando las necesarias protecciones contra virus o interferencias de terceros mal intencionados, como los "hackers".
• Problemas regulatorios. El Internet con su tendencia hacia la globalización requiere que los múltiples entornos legales y regulatorios de los diferentes países sean adaptados a los requerimientos del comercio internacional y de movimientos financieros internacionales. Esto es un reto enorme, que apenas se empieza a vislumbrar. México ya ha establecido legislación para Internet, pero se quedó corto por qué Hacienda no aceptó la facturación por Internet ni firmas digitales. Esto disminuye el posible beneficio de eficiencias a través del Internet.

La importancia del Internet para los negocios y sus tesorerías es difícil de sobre-estimar. Muchos bancos están o ya entraron con sus sistemas de manejo de efectivo en el Internet. Todos los días se expande la gama de servicios - como la preparación de la documentación para cartas de crédito, documentación de exportación o importación y muchos otros. Los modelos de cómo hacer negocios están cambiando - el ordenamiento masivo de partes e insumos por Internet (como lo empiezan a hacer las grandes corporaciones automotrices), la coordinación de la producción con la demanda del mercado por Internet y la simplificación de muchas funciones administrativas. El tesorero y los bancos que le dan servicios deben estar a la alerta de estos cambios que se dan cada vez más rápidamente.

La clave va ser que se haga una transición ordenada a hacer negocios y tesorería por Internet, y planear tener sus principales sistemas (manejo de efectivo, dispersión de pagos y cobranzas) hasta donde sea posible y razonable en Internet. Todavía es un gran reto el llegar hasta esta meta, pero la competencia va ganar el que tiene las soluciones más rápidas y creativas.

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