OPERACION
DE TESORERÍA
El
tema de Operación de Tesorería se va a tratar en tres partes:
- Primero,
se dará un resumen de las responsabilidades y organización tradicional
de la tesorería. Tradicional aquí quiere decir, una operación
de tesorería que utiliza un mínimo de Banca Electrónica y de
Banca por Internet. Se requiere este resumen por qué así se
puede comprender mejor las ventajas y los requerimientos de
la Banca Electrónica e Internet.
- Segundo,
revisaremos la Banca Electrónica.
- Tercero,
platicaremos sobre los rápidos avances de Banca por Internet.
La
Operación Tradicional de la Tesorería
El
Área de Bancos
El
área de bancos establece y mantiene las relaciones de la empresa
con los bancos, administra las cuentas de cheques y los préstamos
ya aprobados, y negocia los costos operativos relacionados con
sus operaciones bancarias. Establece con el Tesorero y la alta
gerencia de la empresa las políticas a seguirse en todas las materias
referente a bancos, e indica al banco cuales personas son las
autorizadas para iniciar o autorizar transacciones específicas.
En
una sociedad anónima, es normal que el consejo de administración,
entre los poderes legales para la dirección de la empresa, incluye
el poder para abrir y cerrar cuentas bancarias, negociar y aprobar
préstamos con instituciones financieras (hasta cierto máximo,
que solo puede ser excedido con expresa autorización del Consejo
mismo) y para pleitos y cobranzas. Este poder se delega al Tesorero.
El Tesorero prepara las políticas que regirán tratos con instituciones
financieras, de seguros y todo tipo de intermediarios (brokers)
para la aprobación de la dirección.
Elegir
Bancos
La
elección de bancos depende de las necesidades de la empresa de
hacer pagos y recibir depósitos geográficamente distribuidos -
una empresa enfocada a un mercado local podrá utilizar los servicios
de un banco local. Al contrario, empresas grandes o multi-nacionales
requerirán de los servicios de bancos grandes o globales. En términos
generales, el número de bancos elegidos por una empresa va ser
el mínimo necesario por razones de eficiencia interna (conciliación
de estados de cuenta, manejo y control de cuentas y chequeras,
etc.).
Empresas
de gran tamaño pueden requerir un mayor número de bancos, en parte
por su mayor necesidad de líneas de crédito.
Abrir
Cuentas de Cheques:
Los
contratos de apertura de cuentas de cheques son estandarizados
en la mayoría de los bancos. Hay que analizar el tipo de cuenta
que se pretende abrir. Por ejemplo, una cuenta que requiere un
mínimo de balance y que paga un interés, normalmente bajo, sobre
el promedio de balance, si excede el mínimo. Una empresa que tiene
un fuerte flujo de caja y grandes excesos de efectivo invertidos,
lo hará o en cuentas especiales de inversión o a través de especialistas
("money managers"). También se puede dar la situación
en la cual, por ineficiencias de los procesos de manejo de efectivo
se queda siempre un balance en la cuenta, en cuyo caso conviene
una cuenta que pague un interés sobre los saldos.
Según
más grande la empresa, más posibilidades hay que se pueden negociar
arreglos especiales con los bancos - siempre manteniendo en mente
que estas excepciones le causan alguna ineficiencia al banco.
Hay algunas cláusulas que, si están incluidas en un contrato de
apertura de cuenta, no se deberían aceptar por la empresa.
1)
Si el banco se quiere reservar el derecho de cambiar el interés
o los cargos relacionados con una cuenta, la empresa debería negociar
en período razonable (digamos 30 días) de aviso anticipado para
poder o avisar a su contabilidad de estos cambios, o re-negociar
los intereses/cargos.
2)
Una cláusula en la cual el banco tendría derecho de "acelerar"
cargos o de cargar adeudos (por ejemplo de un préstamo) sin previo
acuerdo de la empresa. Especialmente este último ("right
of offset") puede ser "nefasto" para el control
sobre el manejo de efectivo.
3)
El banco pide colateral o alguna garantía para abrir la cuenta.
Garantías son más bien un tema de negociación de préstamos, pero
no de apertura de cuentas. Especial cuidado y la ayuda del Área
Legal podrían ser necesarios con el tema de firmas autorizadas
para cheques. La legislación del país en cuestión debe ser examinada
para ver quién correrá el riesgo en caso de fraude.
Cláusulas que hacen a la empresa responsable de antemano no se
deben aceptar. Los estados de cuenta deberán ser enviados a un
área que no sea la del responsable de iniciar la emisión y firma
de los cheques. A pesar de lo que se verá más adelante sobre
el desarrollo de la Banca Electrónica y el Internet, todavía se
estima que en los Estados Unidos el 70-75% de todos los pagos
siguen siendo por medio de cheques.
La Administración de Cuentas Bancarias
Involucra
normalmente las áreas de bancos de tesorería y a la contabilidad.
La tesorería debe mantener un archivo con los contratos de apertura
y copia de las tarjetas de firmas, así como un listado de los
cheques girados contra cada cuenta.
La
contabilidad nombra un custodio de las chequeras, quién entrega
los cheques en orden numérico a un representante de cuentas por
pagar (quién firma de recibido por los cheques). Los cheques se
imprimen, normalmente por computadora (basado en la información
contenido en el sistema de cuentas por pagar, como, nombre del
proveedor, contrato, precio y fecha de recibo de la mercancía,
etc.) tomando en cuenta las condiciones de pago negociadas con
los proveedores. El auditor de cheques verifica (un porcentaje)
de los cheques contra la documentación de cuentas por pagar, y
los envía a tesorería para su firma. El o los firmantes también
deben ejercer cuidado con los cheques que firman, y hacer preguntas
si algo se ve ilógico. Después se mandan los cheques al banco
pagador o al cajero de la empresa. Los proveedores pueden venir
a recoger sus cheques - en países como México donde no es seguro
enviar cheques por correo este camino sería recomendado.
En
otros piases se envían los cheques por correo, lo que crea por
su tardanza normal un retraso en el cobro que se llama "float".
La tesorería tradicional busca de maximizar el "float",
ya que (por ejemplo) en Estados Unidos un cheque enviado por correo
cuenta como pagado. Otra responsabilidad del área de bancos es
el manejar el control de préstamos
ya aprobados y recibidos (en parte o en total).
En
países como México donde la mayoría de los préstamos es a corto
plazo, un buen control de los pagos de intereses y de principal
es clave para una tesorería ágil y seria. También hay formas de
financiamiento que requieren de muchos controles para manejarlos
- un ejemplo son las aceptaciones bancarias. Por la multiplicidad
de tasas, vencimientos, fechas de pagos y otras condiciones estos
controles únicamente se pueden lograr con un buen sistema computarizado.
Al principio de cada día, una actividad típica en las tesorerías
tradicionales es el investigar los saldos de las diferentes cuentas
bancarias. Hoy en día ya se pueden obtener a través de las terminales
instaladas en algunas PC's en el área de bancos para facilitar
el manejo de caja.
La
decisión que el tesorero o el gerente/supervisor de bancos debe
tomar es cuantos fondos tienen que transferirse entre cuentas
para dejarlas adecuadamente fondeadas. Lo anterior requiere que
la tesorería reciba de las diferentes áreas o empresas del grupo
un pronóstico de pagos e ingresos diarios por los siguientes dos
o tres semanas. En parte, este pronóstico lo puede hacer la misma
tesorería, basado en su experiencia - pagos de nómina conocidos,
estimaciones de ventas con base en el pronóstico de volumen de
productos, información de cuentas por pagar y cobrar, impuestos,
etc. Esto sirve para preparar al área que maneja el efectivo de
la compañía de tener suficiente efectivo (pero no en exceso).
Un análisis más extendido en el tiempo debe llegar a coincidir
con la proyección del sistema operativo ("planeación de tesorería").
El
área de bancos se puede dividir en dos - transacciones locales
y externas (también llamadas FX). Para las transacciones externas
la tesorería debe determinar varias contrapartes que le
darán cotizaciones para compra o venta de divisas, coberturas
o opciones de divisas, etc. Las contrapartes pueden ser bancos
con los cuales la empresa tiene cuentas, o otras instituciones
financieras que tienen buena reputación el el área de FX. El área
de bancos establece de antemano acuerdos de transacción FX con
cada contraparte, indicando los procedimientos de cotización y
de pago de la transacción. Es esencial que se formalice la cuenta
de destino en el extranjero para compras de FX y la de cargo para
su venta. Además la empresa indicará por escrito el nombre y la
función de (los) funcionarios de la empresa autorizados para contratar
y/o confirmar operaciones FX. Las contrapartes confirmarán por
escrito su aceptación de los funcionarios.
Una
función técnica del área de bancos es el analizar y determinar
las mejores maneras de hacer la transferencia de los fondos. Por
la distancia y, posiblemente, el involucramiento de varias instituciones
financieras en una transferencia, estas se hacen normalmente a
través de medios electrónicos. En pagos domésticos con cheque,
los bancos utilizan un sistema de cámara de compensación ("clearing
house") que efectúa las transferencias entre los bancos durante
la noche. En los últimos años El Banco de México ha desarrollado
un sistema de transferencia electrónica, llamado SPEUA que transmite
electrónicamente pagos el mismo día (en México). Lo mismo existe
para transferencias internacionales
- SWIFT y Fed-wire.
SWIFT es la abreviación para Society for Worldwide Interbank Financial
Telecommunications, una organización de soporte para el procesamiento
de transferencias internacionales de FX y de información.
SWIFT
es propiedad de los bancos afiliados a este sistema. Fed-wire
es el sistema que procesa transferencias electrónicas en Norte
América, con soporte del sistema de la Reserva Federal (la organización
del banco central de los Estados Unidos). Este es el sistema más
caro pero muy confiable, y se utiliza únicamente para transferencias
de gran valor, incluyendo pagos de intereses y principal de préstamos
importantes. En adición existe el sistema automático de compensación
("Automated Clearing House Sistem, o ACH")-
este es un término genérico para estos sistemas de compensación
electrónica) basado en New York (CHIPS
- Clearing House for International Payments) , para transferencias
electrónicas internacionales.
Todos
estos sistemas (y otros que existen en otras partes del mundo)
asignan un número clave a cada una de las millones de transacciones
que diariamente pasan por ellos, para permitir el rastreo y la
identificación de cada una. Dado que los mercados de FX son internacionales
es normal que las cotizaciones para el pago en una divisa extranjera
se tienen que obtener o temprano por la mañana (en México antes
de las 11 AM) o el día anterior. Tipos de cambio se cotizan normalmente
para el mismo día, "spot" que es dentro de 24 horas
y a 48 horas.
Dependiendo
a donde es la transferencia, puede ser el mismo día o el día siguiente,
muchas veces dictado por las diferencias con el tiempo local.
En todas las transferencias se corre un breve tiempo de riesgo
de crédito mientras la institución financiera esta en posesión
de los fondos a transferir (vea Riesgo de Crédito).
El
Área de Crédito y Cobranzas
Esta
área se encarga de recibir los pagos de los clientes de la empresa
por venta de sus productos y servicios. La base de su funcionamiento
es la política de ventas de la empresa. Dependiendo de las costumbres
que rigen en el mercado donde compite, se determina cuales productos
y en que circunstancias se venderán solo al contado, y bajo cuales
circunstancias se permite un pago a 30, 60 o 90 días. La venta
a crédito es otra alternativa - pero requiere de una capacidad
financiera y de análisis de crédito muy importante por parte de
la empresa vendedora. Primero hay que distinguir entre clientes
al mayoreo, que normalmente reciben mejores condiciones de pago
que los al menudeo. También se puede hacer una distinción entre
clientes corporativos y personas físicas.
El
área de ventas de la empresa determina en general el tratamiento
de dar a cada cliente. Únicamente para ventas a crédito se requiere
la aprobación del área de crédito. Cuando la operación crediticia
es pequeña, puede estar organizada como parte de la Tesorería
- el conocimiento de los clientes facilitará el análisis de crédito.
Pero la experiencia muestra que un buen soporte de crédito debe
o ser convenido con una institución financiera, o la empresa debe
establecer una empresa nueva dedicada al crédito comercial para
sus productos.
La
principal razón de esta separación es que una típica operación
de crédito tiene un enfoque de negocios diferente a una empresa
comercial o industrial. El apalancamiento de las últimas es normalmente
de un 20% a 60% de deuda contra capital ( o de 0.2-0.6 a 1). La
empresa financiera tiene un apalancamiento de 8 hasta 20 a 1.
Esto tiene desde luego importantes consecuencias para sus decisiones
de negocios. Tiene que cuidar el balance entre sus deudas y los
créditos extendidos, tanto en términos de la tasa de interés,
su variabilidad, como en los vencimientos. El incluir una operación
de crédito importante como parte de una empresa no financiera
implica una mala utilización del capital de la empresa. Además,
se mezclan dos tipo de riesgo de negocios el industrial/comercial
con el de crédito.
En
resumen, se puede decir que ventas a crédito son un tema muy especializado
que va más allá de este curso. Para fines del modelo operativo,
se asume que todas las ventas son a términos comerciales "normales"
(es decir hasta 90 días) y que los precios de las ventas hasta
90 días incluyen un pequeño ajuste por el término de pago. Descuentos
por prepagos son muy comunes, pero la tesorería debe tener una
buena comunicación con la contabilidad para que se registren correctamente.
Por ejemplo, si el término de pago es 30 días después del recibo
de factura, y se ofrece un 2% de descuento si se paga al día 10,
esto implicaría una tasa de 2% por veinte días (o 2% entre 20
por 360 días), que es una tasa anualizada de 36% (nominal).
En
general, descuentos por pronto pago son bastante caros para las
empresas que los ofrecen - descuentos muy bajos no surtirían mucho
efecto. De esto se puede concluir que este tipo de descuentos
solamente se deberían dar si hay un gran beneficio en otro lado,
como podría ser el reducir un exceso de de inventario cerca de
un cambio de modelo o diseño del producto. Por esto las decisiones
de descuentos en general y los de pronto pago también son responsabilidad
del área comercial de las empresas. Aquí hay que hacer un paréntesis:
La responsabilidad y el control sobre determinación de precios
del producto, y sobre posibles descuentos y sus condiciones, etc.
se deben definir con mucho cuidado en una empresa y debe haber
un balance de controles internos debido a la gran importancia
del ingreso por ventas en el flujo de caja de la empresa.
La
otra principal responsabilidad de Crédito y Cobranza es el proceso
y control de la cobranza. El objetivo de un área de cobranza es
asegurar que:
- La
entrada de fondos (efectivo o cheques) sea depositada en el
(los) banco(s) a la brevedad posible,
- Consistente
con la facturación de las ventas, más ingresos por intereses
y/o moratorios y pagos diferidos.
- Que
la cantidad pagada con tarjetas de crédito, cartas de crédito
o financiadas a través de financieras externas (a la empresa)
sea cobrada y depositada en un tiempo mínimo,
- Que
se recuperen las cantidades correspondientes a cheques rechazados
por el banco por falta de fondos lo más pronto posible,
- Se
hagan las gestiones oportunas para cobrar cuentas atrasadas
más los intereses moratorias, y
- Que
se mantenga la información necesaria para identificar los depósitos
y cantidades recibidas directamente.
Para
una tesorería tradicional es importante que el recibo de efectivo
(si lo hay) sea bien documentado, y que se organice un procedimiento
de depósitos diarios, quizás utilizando a un servicio de transportación
de valores mediante carro blindado. Mucho depende de los montos
involucrados, para determinar el punto de equilibrio de intereses
perdidos (sobre la cantidad no depositada e invertida) comparado
con el costo del servicio de transporte. Es obvio que en una situación
así, la empresa requiere una buena caja fuerte con los adecuados
controles de acceso - claves secretas, etc.
En
una empresa de gran tamaño se puede acordar con el banco de instalar
un módulo bancario dentro de la empresa. Este módulo reemplazaría
a los cajeros propios de la empresa - dependiendo del tipo de
empresa (más difícil en tiendas departamentales como Liverpool,
etc). La ventaja del módulo bancario
seria múltiple.
- Cantidades
recibidas directamente (efectivo y cheques) en la empresa se
pueden depositar en el módulo (cuenta de la empresa), evitando
la necesidad de transporte blindado.
- Los
empleados pueden abrir sus cuentas en el módulo, evitando el
tener que salir de la empresa para hacer pagos. Además se puede
depositar la nómina en sus cuentas del módulo. Un paso más adelantado
es la contratación del servicio de
pago de nómina, que ya se considera parte de la Banca
Electrónica (se tratará este tema en la sección correspondiente).
- Una
ventaja muy importante puede ser que el módulo maneje la
"caja chica" de la empresa. Esto requiere de
un extenso análisis, y de acuerdos de mutuos responsabilidades.
Aunque se dan estas situaciones, la tendencia moderna es de
eliminar las cajas chicas o reemplazarlas por medio del uso
de tarjetas de crédito corporativas.
Una
función muy importante de la cobranza es el mantener un
registro de cheques recibidos o de avisos de pagos
recibidos, para compararlo contra los estados de cuentas que se
reciben diariamente de los bancos. Así resaltan inmediatamente
depósitos no identificados y avisos de pagos (recibidos de clientes)
sin el correspondientes depósito, o cheques devueltos. Todos requieren
seguimiento.
El
área de cobranzas en conjunto con el de bancos está involucrado
en el diseño de sistemas de depósitos
directos y de concentración
de fondos. En los Estados Unidos, se desarrolló el sistema
de "lock boxes" (una
forma de P.O.box) con el correo Norte Americano y bancos de presencia
nacional. Se indicaba a los clientes que mandasen sus pagos en
forma de cheque al lock box de la empresa. Si la empresa vendía
en todo el país, se establecían una red de lock boxes para minimizar
el tiempo de correo. Representantes de la sucursal del banco recogían
varías veces por día los cheques del lock box y los depositaron
en la cuenta de la empresa.
En
México, donde el correo no está recomendado para mandar valores,
y su eficiencia de entrega es lenta, otros sistemas se desarrollaron.
Un depósito directo a la cuenta de la empresa - especialmente
para clientes de mayoreo, distribuidores o franquicias - era la
solución inicial. Para empresas de ventas al menudeo la cobranza
es más atado a los canales tradicionales de venta y distribución.
El local de ventas recibe los pagos y los manda depositar al banco.
En el proceso de cobranza (tanto como en el de los pagos) el tiempo
que cada paso del proceso se lleva determina la eficiencia y el
costo del proceso - parte de este costo son los intereses sobre
los fondos "atrapados" en el proceso.
|
Pagos |
Recibos |
Entregar/Recibir
pedido |
X |
X |
Entregar/recibir
mercancía |
X |
X |
Recibir/mandar
factura |
X |
X |
Mandar
cheque |
X |
|
Recibir
cheque |
|
X |
Depositar
en banco |
|
X |
Tener
cargo/crédito en banco |
X |
X |
El
cuadro anterior nos da una idea de los pasos involucrados en un
proceso de dispersión
(pagos) y de cobranza (recibos). El esfuerzo de diseñar mejores
sistemas de pago y de cobranza esta dirigido a reducir o eliminar
el tiempo de cada paso. Los pasos antes de la preparación de la
factura afectan a la rotación de inventarios (que también involucra
una inversión de efectivo de la empresa).
Los
pasos siguientes son los más específicamente vistos por la tesorería
- el tiempo de entrega de la factura, las condiciones de pago,
el tiempo que tarda el cheque en el correo, el tiempo para depositar
y procesar el cheque en el sistema bancario, etc. Hay tesorerías
que prefieren mantener el más cercano control sobre los procesos
por razón de posibles errores o fraudes. Estas tesorerías no usarían
un sistema de lock box, o depósitos directos de clientes.
Hay
que medir con cuidado las ventajas de más control contra más rapidez
de movimientos de efectivo. Falta un gran paso todavía: La concentración
de fondos. La concentración es clave para un
manejo eficiente de los fondos de la empresa.
Las ventajas incluyen, mejores tasas de interés sobre inversiones
en montos mayores en caja ("over-night" indica de un
día para el otro), mayor rapidez para enviar fondos donde se requieren
y facilita mejor control y planeación.
En
respuesta esta necesidad de sus clientes, los bancos desarrollaron
cuentas de concentración. También como parte de este esfuerzo
establecieron enlaces electrónicos para poder transferir los fondos
de las cuentas lejanas y la cuenta concentradora. La banca electrónica
estaba naciendo. La lógica extensión de lo anterior era el requerir
que se pusieran terminales de computadora (PC´s) en cada tesorería
para poder ver los depósitos que entraban. Un elemento nos falta
por mencionar, el tiempo límite que establecen los bancos para
aceptar el compromiso de la empresa para invertir excesos de efectivo
"over-night".
Las
cantidades invertidas se retiran de la cuenta operativa de la
empresa. A la siguiente mañana se vuelven a depositar estas cantidades
más los intereses ganados. Un problema para la tesorería es el
estimar cuanto se debe quedar en la cuenta para cubrir cheques
en transito (enviados pero no cobrados). En muchos países se puede
tener más seguridad de no sobregirar su cuenta de cheques, estableciendo
un contrato de sobregiro
- en México existen por la parte del día y por la noche. Los
intereses de este tipo de contratos son extremadamente altos (por
las penalidades que puede incurrir el banco con el banco central
del país).
El
Área de Financiamientos y de Análisis
Cuando
una empresa tiene que negociar un préstamo nuevo, grande esto
es normalmente el resultado del área de análisis en conjunto con
el mismo tesorero. Estas negociaciones muchas veces son muy complejas
y técnicas y requieren de mucha experiencia. Es casi obligatorio
de pedir propuestas a varios (de dos a cuatro) bancos en respuesta
a una carta que defina exactamente lo que la empresa busca. Esta
carta es necesaria para asegurar que los bancos coticen sobre
la misma base. También es costumbre, que bancos especialmente
experimentados y creativos ofrecen a la consideración del tesorero,
alternativas al plan buscado por la empresa y que puede mejor
alcanzar sus objetivos.
Sobra
decir que los contratos deben ser estudiados con mucho cuidado
por abogados y fiscalistas expertos por parte de la empresa. La
comparación de las alternativas en términos financieros se hace
usando la técnica de retorno interno del flujo de caja - descrita
en el capítulo de Análisis de Tesorería.
Portafolio
- Inversiones en Caja
El
manejo del efectivo de la empresa desemboca a la cantidad de fondos
disponibles en caja al final del día. Hay que refinar lo anteriormente
dicho: ¿Cuándo existen fondos "disponibles"? Existen
fondos disponibles, cuando ya se haya tomado en cuenta el valor
de los cheques en transito (entregados pero no cobrados), y cuando
no existe la necesidad de un desembolso inmediato (como el pago
de un interés). Además "fondos disponibles" pueden variar
dependiendo de la hora del día que se hace el "corte"
de caja. Finalmente, el efecto de cheques sin fondos recibidos
en depósito pueden alterar la disponibilidad de los fondos.
Para
invertir "over-night" usualmente hay una hora específica
de corte y determinación de cuanto invertir y cuanto dejar en
la cuenta concentradora. En México esta hora es la una y media.
Los fondos recibidos por los bancos después de esta hora normalmente
reciben un interés muy bajo o nulo. Según aumenta la cantidad
de inversión en caja, y dependiendo de la necesidad operativa
de efectivo, se pueden llegar a invertir los excesos en diferentes
instrumentos a mayor plazo.
Es
importante subrayar, que tesorerías serias no permitirían inversiones
en acciones (en bolsa) pero sí en instrumentos de la mejor calidad,
como bonos de los gobiernos, y de grandes bancos. En la medida
en que se tiene un monto muy importante de exceso de caja acumulado
y no distribuido como dividendos, se tendrá que formar una cartera
de inversiones financieras. Aquí el establecimiento de políticas
corporativas, objetivos de inversión y el período de inversiones
son requisitos esenciales. Además se debe establecer una actividad
de transacciones ("trading"), responsable de obtener
cotizaciones y hacer las compras o ventas de valores.
Es
costumbre, que todas las conversaciones telefónicas (o por cualquier
otro medio) de los traders sean grabados. Una persona o área diferente
que los traders es la única con acceso de escuchar las cintas
para verificar instrucciones en caso de duda o de una auditoria.
Aquí es una de las importantes separaciones de responsabilidades
- el área transaccional (trading, o "front office")
debe ser separado del área que administre las transacciones ("back
office"). Revisiones periódicas por parte de la gerencia
de tesorería o finanzas son también necesarias.
Finalmente,
si se trata de un Fondo de Pensiones privado de una empresa, el
método más utilizado es el de distribuir la inversión en varias
partes iguales y entregarlos a un número correspondiente de manejadores
profesionales de fondos . La forma legal pueden ser uno o varios
fideicomisos (como "trust funds"). La empresa indica
a los "fund managers" su filosofía de inversiones, su
aceptación de riesgo (normalmente con poner limites mínimos y
máximos a la tenencia de acciones como porcentaje del total, e
indicar la calidad de valores que se busca), y finalmente su horizonte.
El horizonte de inversiones del fondo de pensiones de una empresa
es de 20 años que lo hace menos vulnerables a fluctuaciones por
ciclos económicos etc. Idealmente se establece un "benchmark"
de rendimiento para los managers. Cada cuarto de año se revisan
los resultados. Si algún fondo consistentemente da rendimientos
más bajos que los demás, se elige otro manager. Estas decisiones
se toman de uno a dos años - para que los resultados de sus estrategias
tomen tiempo en materializarse.
Seguros
Lo
más importante de seguros ya se discutió como parte de Manejo
de Riesgo. Aquí únicamente debemos adicionar los cuidados que
tiene que tener la tesorería para que todos los áreas de la empresa
le informan si se ha rentado una adicional bodega para almacenar
más inventario, etc. Ambos se tienen que asegurar. Además es necesario
de vigilar el valor de los inventarios para reportar aumentos
que exceden el límite asegurado a la aseguradora y aumentar temporalmente
este límite.
La
Banca Electrónica
La
Banca Electrónica comprende el conjunto de servicios bancarios
por medios electrónicos. No se hará un resumen de cuales servicios
se hayan desarrollados primero, pero partimos de la Banca Electrónica
actual. El servicio fundamental de la Banca Electrónica es Manejo
de Efectivo mediante el enlace (más o menos eficiente) del Banco,
con una PC en la tesorería de la empresa. Básicamente los enlaces
son por medio de líneas telefónicas (dedicadas o no). Se están
mejorando las velocidades de enlaces instalando fibras ópticas
que son de mayor capacidad y velocidad. Los módems de enlace también
deben ser los más rápidos. Los bancos ofrecen los Sistemas de
Manejo de Efectivo (Cash Management) en muchas variantes, muchas
veces modulares para adaptarse a los requerimientos de los clientes.
Sistemas
de Manejo de Efectivo
Sin
mencionar programas específicos, estos sistemas tienen módulos
para dar de alta cuentas bancarias de la empresa, hacer pagos
entre cuentas de la empresa y a terceros, tiene la facilidad de
transferencias electrónicas entre sus cuentas , pagos de impuestos,
control de saldos, inversiones, y ver en pantalla como progresa
la cobranza en cuentas concentradoras durante el día. Todos los
sistemas tienen accesos de seguridad, tarjetas inteligentes, firmas
electrónicas para pedir transferencias y que deben ser confirmadas
por otra firma electrónica de mayor jerarquía. Una empresa pequeña
podría manejar la mayor parte de su tesorería a través de uno
de estos sistemas de Manejo de Efectivo.
La gran desventaja
que tienen para empresas muy grandes y multi-nacionales es que
estas requerirían que todos los pagos se capturaran o enviaran
desde su computadora central a la PC de tesorería. Este proceso
(llamado "down-loading") involucra muchos riesgos de
errores y aún de fraudes. Un enlace directo de la computadora
central de la empresa (por ejemplo de su información de cuentas
por pagar) con el del banco es esencial para maximizar la seguridad.
Además para estos enlaces se utilizan claves basadas en algún
algoritmo que son lo más seguro que hoy en día se tiene (más sobre
este tema en Internet).
Aunque
un creciente número de grandes empresas tienen este enlace directo,
en parte por estas dificultades, muchas empresas todavía utilizan
el sistema de manejo de efectivo para hacer pagos eventuales ,
pero no sus pagos masivos a proveedores. Todavía se usa la entrega
de una cinta con la información de pagos, y un listado de los
pagos - ambos se entregan al banco que firma de recibido la copia
del listado. El banco entonces procede con el pago a los proveedores
vía banca electrónica.
En
México, no se podían hacer transferencias desde la PC de tesorería
de la cuenta en un banco a la de otro banco, Pero ya hay sistemas
que ofrecen este novedoso servicio. En relación a esto, muchas
empresas quieren establecer de antemano las cuentas a las cuales
exclusivamente se permiten hacer transferencias (aún si
las indicaciones del operador de transferencias sean diferentes).
Esto es para minimizar fraudes.
Algunos
bancos permiten establecer las cuentas pre-aprobadas, otros no
lo tienen en su sistema. El principal obstáculo para la transferencia
directa entre bancos desde la PC parece ser regulatorio (de la
Comisión Nacional Bancaria). En los Estados Unidos esto no es
un problema. Todavía se requiere una mejor integración de cuentas
concentradoras al sistema de Cash Management. Aunque la mayoría
de las operaciones de los sistemas de manejo de efectivo son en
tiempo real, esto no aplica a algunos depósitos en cuentas concentradoras.
Si se depositan con cheques de otros bancos o de bancos de otra
cuidad o estado ("fuera de plaza") se puede incurrir
en tiempo de procesar estos depósitos - un día sería normal si
se tiene que usar un sistema de compensación (ACH - Automated
Clearing House system).
Para
pagos a terceros, las empresas acostumbran de dar la información
de pago - una costumbre fácil de cumplir en el caso de pago con
cheques a las cuales se adjunta la información de que se esta
pagando. Para la información de pagos electrónicos, solamente
existe el sistema de Electronic Data Interchange (EDI, desarrollado
por IBM). Por su costo, es principalmente utilizado por empresa
medianas o grandes -- las otras empresas o no dan información,
o, lo mandan por fax.
La
problemática y complejidad de sistemas de manejo de efectivo se
multiplican cuando se contrata un sistema internacional. El tratamiento
de FX es aquí clave, ya que normalmente se pierde la opción de
comprar la divisa a la mejor contraparte pero solo al banco con
el cual tiene contratado el servicio. Se pueden negociar soluciones
creativas como pedir tres cotizaciones y que el banco se compromete
a respetar la más baja. Aquí también son importantísimas las cuentas
destino de las operaciones FX.
Finalmente,
entre los servicios que los bancos ofrecen, cada vez más, se enfatizan
las conciliaciones de cuentas bancarias. La conciliación es entre
los requerimientos que el banco haya recibido de la empresa a
través del sistema de manejo de efectivo y/o del enlace directo,
y las operaciones hechas por el sistema del banco. Aunque ningún
sistema de conciliación automatizada puede dar el 100% de las
respuestas que la contabilidad de la empresa pueda querer, es
de gran ayuda y simplifica el trabajo de la empresa.
Servicios
de Pago de Nómina Electrónica
La
mayoría de los bancos ofrecen este servicio. La selección debe
tomar en cuenta la distribución geográfico de las plantas y oficinas
de la empresa así como del banco. Muchas veces se combina este
servicio con la instalación de cajeros automáticos en las plantas
y/o módulos bancarios (vea Área de Bancos).También en este caso
es recomendable la transmisión directa con encriptación a la computadora
central del banco. Los trabajadores que no cuenten con cuentas
de cheques, reciben una tarjeta de débito con su clave y pueden
disponer de esto en los cajeros del banco. Un procedimiento de
reemplazo de tarjetas perdidas o robadas es necesario.
Pagos
Electrónicos Especiales
La
empresa podrá en cualquier momento pedir un wire-transfer (transferencia
electrónica) por alguno de los medios mencionados en el Área de
Bancos. Desde luego, sería preferible de incorporar estas opciones
en el sistema de manejo de efectivo.
Otros
métodos de concentración de fondos
En
lo que sigue, describiremos las cuentas balance cero, el
barrer (sweeping) de cuentas, y la técnica de pooling de fondos.
En los Estados Unidos existen desde varias décadas cuentas llamadas
"balance cero", que tienen como función la transferencia
automática de cualquier cantidad depositada en ellas a una cuenta
predeterminada en el mismo banco. El dibujo siguiente lo muestra:
CUENTA
BALANCE CERO è CUENTA
CONCENTRADORA
CUENTA
BALANCE CERO ì
Asumimos que
se trata de un grupo de empresas que pertenecen a la misma corporación
multi-nacional, pero sin tener una "holding" (tenedora
de acciones) a nivel nacional. Si la Corporación quiere centralizar
su tesorería nacional, designaría a la empresa con mejor flujo
de caja (empresa "A") como la que prestaría su exceso
de efectivo a las otras según sus necesidades. La función de financiarse
con préstamos bancarias se concentraría en la empresa "A",
así que se fondearía a cada empresa con un préstamo revolvente
inter-compañía. Todas las empresas, exceptuando la empresa "A",
abrirían cuentas balance cero con el mismo banco. Todos
los ingresos de las empresas se transferirían automáticamente
a la empresa "A", mientras cualquier cargo a las cuentas
balance cero ocasionarían un depósito automático por igual monto
de la cuenta central. La contabilidad mostraría las concentraciones
como prepagos de la deuda o interés, y los depósitos como deuda
nueva. Es importante que se documenten los contratos de de deudas
revolventes por razones fiscales. La concentración automática
de fondos por medio de cuentas balance cero tiene varias ventajas:
- La tesorería
no se tiene que preocupar por estimar los balances de fondos
(floats) para cada empresa - únicamente para la empresa central
("A").
- Por la mayor
rapidez y eficiencia de la concentración, es probable que se
pueda invertir un monto mayor como exceso de caja.
- Asumiendo
una variabilidad de flujos de caja diferente para cada una de
las empresas, así como diferentes probabilidades de alcanzar
el tope de sus requerimientos de caja, se puede demostrar matemáticamente
que el balance central puede ser más bajo que la suma de balances
individuales (sin cuentas balance cero).
- Reduce el
número de cuentas por conciliar.
En cuentas
balance cero, se hacen transferencias electrónicamente dentro
del mismo banco. El barrer de cuentas ("sweeping")
también se puede hacer solamente con cuentas del mismo banco.
El efecto de sweeping es el de concentrar los saldos (o parte
de ellos) en horas pre-acordados en la cuenta de la empresa "A".
La diferencia con el balance cero es que queden balances individuales
en las cuentas. En algunos países existe el sweeping automático,
en otros se tiene que pedir - especialmente si el saldo a quedarse
en una cuenta cambia.
Finalmente,
existe la técnica de no mover fondos entre cuentas, pero sumar
sus saldos al final del día para determinar el monto a invertirse
"over-night". Esto se llama "pooling"
de fondos, y es normalmente hecho dentro de un mismo banco en
base electrónica. Especialmente si se trata de cuentas de empresas
que forman parte de un grupo (con o sin holding) hay que consultar
la legislación bancaria del país donde se piense implementar pooling
para determinar si es prohibido o permitido. En Canadá es permitido,
en Estados Unidos y México no - la razón es la dificultad de "asignar"
correctamente el rendimiento a cada empresa. Mezclar fondos de
diferentes empresas (aún del mismo grupo) no se ve con buenos
ojos por el Fisco.
Banca
Por Internet
El
desarrollo de la tecnología de información ("IT" = information
technology) que fue la base del espectacular crecimiento del Internet,
está profundamente transformando el funcionamiento de muchas áreas
de empresas (también de individuos), incluyendo la de tesorería,
y el funcionamiento y la competencia de los bancos. El uso del
Internet puede resultar en grandes ahorros operativos para empresas
y bancos. La tabla siguiente muestra estimaciones de número de
usuarios de Internet:
|
1999 |
2003 |
Crecimiento |
|
(Mill.) |
(Mill.) |
Por
ciento |
América
Latina |
5 |
15 |
300% |
Norte
América |
113 |
220 |
195% |
Europa |
81 |
215 |
265% |
Fuente:
International Data Corporation (E.U.)
El explosivo
crecimiento del Internet ha dado una vía de acceso rápida y directa
a una gran base de (potenciales) clientes a nivel global. La tecnología
de navegación ha llevado a las empresas que tratan de ofrecer
sus productos y servicios a través de Internet a orientarse hacia
los clientes - ya que estos tienen más alternativas a su alcance
que nunca antes. El Internet ofrece para empresas y bancos muchas
ventajas, pero también desventajas.
Ventajas:
- Gran rapidez
de transmisión de información a bajo costo. Este es el factor
más importante para empujar muchas empresas existentes hacia
adopción de métodos de trabajo diseñados para Internet, que
les representan grandes ahorros en costos. Los ahorros importantes
serán para operaciones a gran escala - especialmente empresas
multinacionales. Estimaciones hechas en la revista Business
Week indican que, en 1998, los ahorros de comercio por Internet
entre empresas eran de $16 mil millones de dólares a nivel mundial,
y proyectan llegar a $270 mil millones para el año 2002. Hay
que tomar estas cifras con las debidas reservas, ya que todavía
existen pocas bases de datos sistemáticas para comercio en Internet.
- Un medio
de gran alcance para hacer publicidad.
- La posibilidad
de hacer transacciones en tiempo real. Tiempo real se tiene
que entender como el tener acceso casi instantáneo a la información
de sus cuentas bancarias, y recibir la confirmación de transacciones
con poco retraso después de haberlas hecho. Actualmente se procesan
transacciones durante ciertas horas de operación, los siguientes
tienen que esperar al próximo día.
- Los Bancos
pueden utilizar el Internet para muchos de sus servicios electrónicos,
con la ventaja que no se necesitan distribuir/instalar su software
en las PC´s de sus clientes. Usando el navegador, el cliente
puede acceder el sistema del banco mediante una clave expedida
por el banco al cliente.
- Empresas
pequeñas, hasta ahora excluidas de sistemas electrónicos como
el Electronic Data Interchange (EDI), tienen la gran oportunidad
de entrar al flujo de información eficiente a través de Internet.
Se considera este segmento de los negocios el de muy alto potencial
para el comercio electrónico.
Desventajas:
- Percepción
de falta de seguridad en transacciones delicadas - manejo de
efectivo, información confidencial, etc. Esta percepción es
reforzada por los "virus" que aparecen frecuentemente
y que causan muchos daños a bases de datos y equipos de cómputo.
Especialmente para comercio entre empresas (incluyendo bancos)
la percepción no es correcta, ya que se han hecho grandes esfuerzos
para desarrollar sistemas de seguridad basados en la tecnología
de encriptación. El más potente tipo de seguridad en Internet
se considera la "infraestructura de claves públicas"
("Public Key Infrastructure" o PKI). Normalmente el,
tesorero pide consejo a su banco principal acerca de los aspectos
de seguridad. Para transacciones financieras, la seguridad de
Internet se acerca a la de sistemas financieros "tradicionales"
- un factor clave de la seguridad sigue siendo el control interno
de las mismas empresas y la disciplina en aplicar los controles.
En Temas de Ayuda hay una descripción más amplia del aspecto
Seguridad.
- Otra complicación
es la necesidad de "conectar" el mundo virtual del
Internet con los sistemas y procedimientos del mundo real. Por
ejemplo, los usuarios de sistemas de manejo de efectivo de bancos
que participen en el Internet dan instrucciones de pagos o transferencias
al banco, la verdadera transferencia de fondos todavía pasa
por los sistemas del SWIFT o CHIPS (mencionados anteriormente).
Además, los registros en las contabilidades de la empresa y
del banco requieren un interfase del software contable con el
Internet - obviamente procurando las necesarias protecciones
contra virus o interferencias de terceros mal intencionados,
como los "hackers".
- Problemas
regulatorios. El Internet con su tendencia hacia la globalización
requiere que los múltiples entornos legales y regulatorios de
los diferentes países sean adaptados a los requerimientos del
comercio internacional y de movimientos financieros internacionales.
Esto es un reto enorme, que apenas se empieza a vislumbrar.
México ya ha establecido legislación para Internet, pero se
quedó corto por qué Hacienda no aceptó la facturación por Internet
ni firmas digitales. Esto disminuye el posible beneficio de
eficiencias a través del Internet.
La importancia
del Internet para los negocios y sus tesorerías es difícil de
sobre-estimar. Muchos bancos están o ya entraron con sus sistemas
de manejo de efectivo en el Internet. Todos los días se expande
la gama de servicios - como la preparación de la documentación
para cartas de crédito, documentación de exportación o importación
y muchos otros. Los modelos de cómo hacer negocios están cambiando
- el ordenamiento masivo de partes e insumos por Internet (como
lo empiezan a hacer las grandes corporaciones automotrices), la
coordinación de la producción con la demanda del mercado por Internet
y la simplificación de muchas funciones administrativas. El tesorero
y los bancos que le dan servicios deben estar a la alerta de estos
cambios que se dan cada vez más rápidamente.
La clave va
ser que se haga una transición ordenada a hacer negocios y tesorería
por Internet, y planear tener sus principales sistemas (manejo
de efectivo, dispersión de pagos y cobranzas) hasta donde sea
posible y razonable en Internet. Todavía es un gran reto el llegar
hasta esta meta, pero la competencia va ganar el que tiene las
soluciones más rápidas y creativas.
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